In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
Klant: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die een bestelling plaatst of beroep doet op de Diensten van de Dienstverlener.
Klant-Consument: een Klant die handelt voor doeleinden die geen verband houden met zijn commerciële, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit.
Klant-Ondernemer: een Klant die handelt in het kader van zijn professionele, commerciële of organisatorische activiteiten, zoals bedrijven, overheden of eventorganisatoren.
Diensten: alle door de Dienstverlener aangeboden of uitgevoerde prestaties in het kader van mobiele catering via een pastawagen, met inbegrip van de bereiding, bediening en presentatie van pastagerechten op locatie, alsook de bijhorende logistiek, transport, personeelsinzet en operationele ondersteuning op evenementen.
Meerwerken: alle aanvullende prestaties of leveringen die tijdens de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk of gewenst blijken, maar die niet uitdrukkelijk in de oorspronkelijke offerte zijn opgenomen (zoals extra porties, dranken, of verlengde aanwezigheid).
Redelijke termijn: een termijn die billijk wordt geacht gelet op de aard van de cateringdiensten, het type evenement, en de specifieke omstandigheden van het geval.
Toepassingsgebied
Algemeen toepassingsgebied
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod, elke offerte, factuur en overeenkomst tussen Event Catering Consultancy BV, gevestigd te Egemsestraat 28, 8750 Wingene en met ondernemingsnummer BE0803.206.619 (hierna “de Dienstverlener”), en een Klant, ongeacht of het gaat om een eenmalige of terugkerende samenwerking. Ze gelden voor alle door de Dienstverlener geleverde Diensten, met inbegrip van maar niet beperkt tot: verkoop van pastagerechten via de pastawagen, cateringopdrachten, deelname aan markten, festivals en bedrijfsevenementen, of tijdelijke opstellingen op locatie.
Voor de Klant-Consument – AV beschikbaar stellen
Voor Klant-Consumenten worden deze Algemene Voorwaarden op een duidelijke en blijvende wijze ter beschikking gesteld vóór het sluiten van de overeenkomst. Dit gebeurt conform artikel 5.23 BW zodat de Klant-Consument er vooraf kennis van kan nemen en geen beroep kan doen op onwetendheid.
Voor de Klant-Ondernemer – Eigen AV
Bij gebreke aan tijdig schriftelijk protest of bij aanvang van de Diensten, worden deze Algemene Voorwaarden als aanvaard beschouwd. Afwijkende voorwaarden van de Klant-Ondernemer gelden enkel indien zij vooraf schriftelijk zijn bezorgd én door de Dienstverlener zijn aanvaard.
Precontractuele informatie
Informatie vóór het sluiten van de overeenkomst
Voorafgaand aan de definitieve boeking worden de menuopties, tarieven en praktische vereisten gecommuniceerd via flyers of de website van Pasta [Bedrijfsnaam]. Een reservering wordt pas als bindend beschouwd na schriftelijke bevestiging én betaling van het overeengekomen voorschot. Op dat moment wordt 25% van het oorspronkelijk opgegeven aantal eters als minimum bindend aantal vastgelegd.
Samenstelling van de offerte
Brochure en inhoud van de offerte
De flyer of website biedt een overzicht van de mogelijke formules en pastagerechten die via de pastawagen kunnen worden aangeboden. De Klant kiest vrij uit deze voorstellen of stelt in overleg een formule op maat samen. Elke offerte vermeldt minstens het aantal voorziene eters, de gekozen gerechten of formules, eventuele dranken of supplementen, de datum en tijdsduur van de bediening, en de vaste prijs per persoon. Indien bepaalde elementen nog onder voorbehoud zijn, zoals locatie, stroomvoorziening of toegang voor de wagen, wordt dit uitdrukkelijk vermeld.
Geldigheid en herziening
Tenzij anders aangegeven, is elke offerte 30 dagen geldig. De Klant kan het aantal personen kosteloos wijzigen tot uiterlijk zeven (7) kalenderdagen vóór het evenement. Latere wijzigingen zijn enkel mogelijk mits uitdrukkelijk akkoord van de Dienstverlener en kunnen aanleiding geven tot bijkomende kosten.
Uitsluiting herroeping bij verse en gepersonaliseerde bereidingen
Gezien het gaat om voedingsmiddelen die op maat worden bereid en geleverd voor een specifieke datum of gelegenheid, is het herroepingsrecht uitgesloten conform artikel VI.53, 4° en 13° WER.
Prijsbepaling en uitvoering op locatie
Prijsberekening en inbegrepen prestaties
De prijs van de opdracht wordt bepaald op basis van het gekozen menu en het door de Klant opgegeven aantal eters. De offerte is steeds all-in: ze omvat bereiding, bediening vanuit de pastawagen, transport, personeel, basismateriaal en service, met uitzondering van de prijs per eter. Dranken of extra’s kunnen aanvullend worden toegevoegd mits voorafgaand akkoord en afzonderlijke vermelding.
Definitieve aantallen en bijkomende kosten
Een boeking is pas definitief nadat het opgegeven aantal eters werd bevestigd. De Klant dient uiterlijk tien (10) dagen vóór het evenement het definitieve aantal eters schriftelijk door te geven. Op dat ogenblik wordt 100% van dit aantal als bindend beschouwd voor facturatie, ongeacht de effectieve opkomst. Als er op de dag van het evenement minder eters zijn dan doorgegeven, blijft de facturatie gebaseerd op het bevestigde aantal. Er is geen recht op terugbetaling van niet-geconsumeerde maaltijden, gezien de voorbereidingen reeds zijn getroffen.
Aanpassingen en meerwerken
Extra prestaties ter plaatse, zoals bijkomende porties, verlenging van de bedieningstijd of toevoeging van dranken, worden beschouwd als meerwerken en aangerekend volgens de geldende tarieven. De Dienstverlener licht de Klant hierover vooraf in en voert deze pas uit na (mondeling) akkoord op de site of event.
Allergieën en dieetwensen
Eventuele allergenen, dieetwensen of voedselgerelateerde bijzonderheden dienen uiterlijk tien (10) dagen vóór het evenement schriftelijk gemeld te worden. De Dienstverlener bezorgt op verzoek info over aanwezige allergenen. De Klant is verantwoordelijk voor het correct en tijdig informeren van zijn gasten.
Verplaatsingskosten en nutsvoorzieningen
De verplaatsing binnen een redelijke straal is inbegrepen in de prijs. Indien de Dienstverlener zelf dient in te staan voor aansluiting of voorzieningen (zoals stroom of water), gaat dit af van de effectieve serveertijd. Locaties op gras worden in principe geweigerd; een stabiele ondergrond, minstens 10 meter manoeuvreerruimte en een kraan met warm drinkwater zijn vereist.
Transparantie en btw
Alle prijzen worden vermeld exclusief btw, tenzij anders aangegeven. De offerte geeft een duidelijk overzicht van de totaalprijs en eventuele supplementen.
Voorschotregeling
De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om bij bevestiging een voorschot van 25% van het totaalbedrag te vragen. Dit bedrag blijft verschuldigd bij annulering binnen de voorziene termijnen.
Locatievoorzieningen en praktische regeling
Vergunningen en wettelijke verplichtingen
De Klant is zelf verantwoordelijk voor het bekomen van alle noodzakelijke toelatingen of vergunningen voor de opstelling van de pastawagen, zoals gemeentelijke toelatingen, standplaatsvergunningen of andere meldingen. Eventuele SABAM- of billijke vergoeding voor muziek op het terrein blijft ten laste van de Dienstverlener, indien van toepassing op zijn eigen gebruik.
Plaatsing en locatievoorwaarden
De pastawagen wordt geplaatst op een vlot toegankelijke, vlakke en stabiele ondergrond. Gras, modderige of hellende terreinen worden in principe geweigerd. De locatie moet voldoende manoeuvreerruimte bieden (minstens 10 meter) voor veilige toegang, opstelling en vertrek. Indien de locatie moeilijk bereikbaar is of de toegankelijkheid beperkt blijkt, kan dit aanleiding geven tot bijkomende kosten of zelfs weigering van uitvoering. Dit zonder terugbetalingsplicht voor reeds gemaakte voorbereidingen.
Nutsvoorzieningen en infrastructuur
De Klant zorgt voor alle vereiste nutsvoorzieningen op locatie, waaronder een elektrische aansluiting (aangepast aan het vooraf opgegeven vermogen), en een kraan met warm drinkwater indien nodig. Indien de Dienstverlener deze voorzieningen zelf moet voorzien of alternatieven moet inzetten, gaat dit rechtstreeks af van de voorziene serveertijd. Laattijdige of gebrekkige aansluitingen kunnen leiden tot vertragingen of onderbrekingen waarvoor de Dienstverlener niet aansprakelijk is.
Vrije toegang en veiligheid
De Klant staat in voor een veilige en vrije opstelling van de wagen op het afgesproken tijdstip. Er mogen zich geen obstakels, voertuigen of belemmeringen op de locatie bevinden die de uitbating hinderen. Indien de locatie ontoegankelijk of ongeschikt blijkt, kan de Dienstverlener de prestatie annuleren of aanpassen, met behoud van het recht op schadevergoeding of doorrekening van gemaakte kosten.
Hygiëne en voedselveiligheid
De Dienstverlener werkt conform de HACCP-regels en beschikt over de nodige erkenningen inzake voedselveiligheid, zoals vereist door het FAVV. De pastabereidingen worden uitsluitend uitgevoerd in hygiënische en conforme omstandigheden, met professioneel materiaal.
Technische back-up
In uitzonderlijke gevallen van overmacht of technische problemen, tracht de Dienstverlener een alternatieve wagen in te zetten. Dit is een inspanningsverbintenis en geen garantie. Eventuele beperkingen of wijzigingen worden dan in overleg besproken.
Annulering en no-show
Annulering door de Klant
Annuleringen dienen steeds schriftelijk of digitaal te gebeuren. Bij annulering tot negentig (90) dagen vóór het geplande evenement is geen vergoeding verschuldigd. Bij annulering tussen 90 en 60 dagen vóór het event wordt 25% van het overeengekomen bedrag aangerekend. Bij annulering tussen 60 en 30 dagen bedraagt de vergoeding 50%. Bij annulering binnen de 30 dagen vóór de uitvoeringsdatum is het volledige bedrag verschuldigd. Dit is gerechtvaardigd door de gemaakte voorbereidingen en het verlies aan inboekbare opdrachten, aangezien last-minute vervanging doorgaans niet mogelijk is.
Geen terugbetaling bij lagere opkomst
Aangezien de voorbereidingen en aankopen gebeuren op basis van het vooraf doorgegeven aantal personen, is geen terugbetaling of verrekening mogelijk indien op de dag zelf minder gasten aanwezig zijn dan gemeld. De definitieve aantallen dienen ten laatste tien (10) dagen voor het event bevestigd te worden en vormen vanaf dan het minimum voor facturatie.
Annulering door de Dienstverlener
Indien de Dienstverlener door overmacht of onvoorziene omstandigheden verhinderd is de opdracht uit te voeren, wordt de Klant hiervan zo spoedig mogelijk verwittigd. In onderling overleg wordt een alternatieve datum voorgesteld. De Dienstverlener is in dat geval niet gehouden tot enige schadevergoeding.
Onvoorziene omstandigheden en overmacht
Imprevisieleer
Indien zich tijdens de uitvoering van de Diensten omstandigheden voordoen die bij het sluiten van de overeenkomst redelijkerwijze niet konden worden voorzien en die de uitvoering aanzienlijk verzwaren of de economische balans verstoren, treden partijen in overleg om tot een billijke aanpassing te komen. Bij gebrek aan akkoord kan elke partij, op basis van artikel 5.74 BW, aan de bevoegde rechter verzoeken om de overeenkomst aan te passen of te beëindigen.
Overmacht
De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering van haar verplichtingen wanneer dit het gevolg is van overmacht in de zin van artikel 5.226 BW. Dit omvat onvoorzienbare en onvermijdbare externe factoren buiten haar wil om.
Algemene aansprakelijkheid
Uitvoering met zorg
De Dienstverlener voert haar diensten uit met de nodige zorg, professionaliteit en in overeenstemming met de geldende normen inzake voedselveiligheid en hygiëne, waaronder de HACCP-voorschriften en de vereisten van het FAVV. Zij gebruikt daarvoor correct onderhouden apparatuur en werkt uitsluitend met producten die geschikt zijn voor consumptie. De Dienstverlener is enkel aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks gevolg is van een aantoonbare fout of tekortkoming bij de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening.
Beperking van aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van de Dienstverlener is in elk geval beperkt tot het bedrag van de betreffende opdracht, met uitsluiting van enige vorm van indirecte of gevolgschade, zoals omzetverlies, reputatieschade, annulatie van het evenement of gederfde winst. Deze beperking geldt niet in geval van opzet, bedrog of zware fout.
Omstandigheden buiten de wil om
De Dienstverlener kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of schade als gevolg van onvoorziene of externe factoren, zoals hevige regen, storm, verkeershinder, gebrekkige toegang tot het terrein, defecte nutsvoorzieningen, overheidsmaatregelen of andere overmachtssituaties. In zulke gevallen wordt in overleg met de Klant bekeken of de prestatie kan worden uitgesteld of aangepast. Eventuele bijkomende kosten worden afzonderlijk aangerekend.
Verplaatsing bij onveilige of onwerkbare omstandigheden
Bij extreme weersomstandigheden of situaties die de veilige werking van de mobiele keuken onmogelijk maken, kan in overleg met de Klant een alternatieve datum worden vastgelegd. De originele overeenkomst blijft geldig tenzij expliciet anders overeengekomen. Extra kosten verbonden aan de verplaatsing of herorganisatie worden afzonderlijk besproken en gefactureerd.
Verantwoordelijkheid van de Klant voor de locatie
De Klant is verantwoordelijk voor een veilige en technisch geschikte locatie: een stabiele en verharde ondergrond (geen gras), minimaal tien (10) meter manoeuvreerruimte, vrije doorgang voor de truck, en toegang tot water en stroom. Indien de Klant hierin tekortschiet, kan de Dienstverlener de uitvoering opschorten of annuleren zonder aansprakelijkheid. Indien de Dienstverlener zelf voorzieningen moet treffen, bijvoorbeeld bij gebrek aan nutsvoorzieningen, wordt dit afgetrokken van de effectieve serveertijd.
Consumentenbescherming
Voor Klant-Consumenten blijven de wettelijke waarborgen volledig van kracht. Niets in deze voorwaarden beoogt deze rechten uit te sluiten of te beperken, zoals voorzien in Boek VI van het Wetboek Economisch Recht.
Klachtenregeling voor Klant-Consumenten
Klachten over de Diensten kunnen schriftelijk of per e-mail worden ingediend via de contactgegevens op de factuur of de website van de Dienstverlener. De Dienstverlener bevestigt ontvangst en reageert zo snel als mogelijk, met het oog op een bevredigende oplossing, conform artikel XVI.3 WER.
Klachtenregeling voor Klant-Ondernemers
Klachten over de uitvoering van de Diensten of over het geleverde werkresultaat dienen binnen een redelijke termijn schriftelijk of per e-mail aan de Dienstverlener te worden gemeld, met een duidelijke omschrijving van de gebreken of bezwaren.
Klachtenmelding bij voeding en events
Algemeen
Gezien de aard van de geleverde prestaties, met name de bereiding en levering van verse voeding in het kader van een welbepaald event of bestelling, staat de kwaliteit, versheid en conformiteit van de geleverde voeding onmiddellijk vast op het ogenblik van levering en consumptie. De klant meldt eventuele klachten, opmerkingen of ontevredenheden dan ook onverwijld en uiterlijk binnen vierentwintig uur na het betrokken event of de levering rechtstreeks en schriftelijk aan de dienstverlener.
Identificatie van het betrokken event
Elke klacht vermeldt duidelijk op welk concreet event of welke bestelling zij betrekking heeft, met vermelding van de datum waarop de levering of het event plaatsvindt. Deze informatie laat de dienstverlener toe de klacht correct te situeren, te verifiëren en, indien mogelijk, onmiddellijk te remediëren.
Gevolgen van laattijdige of onvolledige melding
Het laattijdig melden van klachten, dan wel het ontbreken van voldoende identificatie van het betrokken event of de datum, geldt als aanvaarding van de geleverde prestaties, behoudens dwingende wettelijke bepalingen. In dat geval kan de dienstverlener redelijkerwijze niet meer nagaan of de vermeende tekortkomingen betrekking hebben op de door hem geleverde prestaties.
Publieke beoordelingen en goede trouw
Het publiceren van negatieve publieke beoordelingen of reviews die betrekking hebben op de kwaliteit, smaak, versheid of uitvoering van de geleverde voeding, zonder voorafgaande, tijdige en voldoende gespecificeerde klachtmelding overeenkomstig de voorgaande bepalingen, of na het verstrijken van de voorziene termijn, is strijdig met de beginselen van contractuele goede trouw. In dergelijke omstandigheden is de dienstverlener niet langer in staat de aangehaalde tekortkomingen te controleren of te verhelpen.
Recht op eerlijke feedback
Deze bepaling doet geen afbreuk aan het recht van de klant om eerlijke en waarheidsgetrouwe feedback te geven, maar waarborgt dat eventuele problemen eerst onmiddellijk en constructief kunnen worden behandeld in een context waarin laattijdige of niet-gespecificeerde meldingen geen betrouwbare beoordeling van verse voeding meer toelaten.
Klant-Consumenten – Schuldinvordering conform boek XIX
Betalingstermijn
Facturen zijn betaalbaar binnen de termijn vermeld op de factuur.
Herinnering en schadevergoeding
De eerste betalingsherinnering aan Klant-Consumenten is kosteloos (art. XIX.2 WER). Bij uitblijven van betaling binnen 14 kalenderdagen na deze herinnering (plus 3 werkdagen bij niet-elektronische verzending), is de Klant-Consument automatisch een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd € 20 bij een openstaand bedrag tot € 150, € 30 + 10% van het bedrag boven € 150, € 65 + 5% van het bedrag boven € 500, met een maximum van € 2.000.
Bijkomende herinneringen
Voor elke extra herinnering mag een administratiekost van max. € 7,50 (excl. portkosten) worden aangerekend, mits vooraf meegedeeld.
Klant-Ondernemers – Schuldinvordering
Betalingstermijn
Facturen zijn betaalbaar binnen de termijn vermeld op de factuur.
Intresten bij laattijdige betaling
Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een moratoire intrest verschuldigd, conform de Wet van 02/08/2002. De toepasselijke rentevoet is die van het semester waarin de factuur werd verzonden.
Schadevergoeding
Een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag wordt aangerekend, met een minimum van €250.
Invorderingskosten
Alle kosten voor invordering – minnelijk en gerechtelijk – inclusief gerechtskosten, zijn ten laste van de Klant-Ondernemer.
VARIA
Foto’s en beelden
De Dienstverlener mag tijdens of na de uitvoering foto’s en beelden maken van de realisaties. Deze kunnen worden gebruikt voor commerciële doeleinden, zoals publicatie op de website of op andere communicatiekanalen. Indien de Klant dit niet wenst, moet hij dit vóór de oplevering schriftelijk melden. Het gebruik van beelden gebeurt steeds met respect voor de privacyregels. Gegevens die de Klant persoonlijk kunnen identificeren (zoals huisnummers of personen in beeld) worden enkel gebruikt mits toestemming.
AVG/GDPR
Doel en rechtsgrond
De Dienstverlener verwerkt de persoonsgegevens van de Klant uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst en voor gerechtvaardigde belangen, zoals administratie, facturatie en klantenopvolging.
Rechten van de Klant
De Klant heeft te allen tijde het recht om zijn gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen, alsook om bezwaar te maken tegen de verwerking of de overdraagbaarheid van zijn gegevens te vragen.
Klachtenregeling
Bij vragen of klachten over de verwerking kan de Klant zich wenden tot de Dienstverlener. Indien de Klant van mening is dat zijn rechten niet worden gerespecteerd, kan hij een klacht via de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Bevoegdheid
Voor de Klant-Consument
De Klant-Consument kan geschillen voorleggen aan een territoriaal bevoegde rechtbank overeenkomstig artikel 624, 1°, 2° en 4° van het Gerechtelijk Wetboek.
Voor de Klant-Ondernemer
Geschillen met een Klant-Ondernemer vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de Ondernemingsrechtbank van het arrondissement waar de Dienstverlener is gevestigd, tenzij dwingende wetgeving anders voorschrijft.